Privacyverklaring

Versie augustus 2026

Musical 2.0 werkt met kinderen en jongeren. Dat betekent dat wij gegevens verwerken van leerlingen en van hun ouders of verzorgers, en dat wij daar zorgvuldig mee omgaan. In deze verklaring staat welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie wij zijn
Verwerkingsverantwoordelijke is TrioMedia B.V., handelend onder de naam Musical 2.0.
De Muy 93, 2134 XJ Hoofddorp
KvK 54984165
Telefoon 023 30 30 105
Contactpersoon privacy: privacy@musical.nl
Algemeen: info@musical.nl

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming; daartoe zijn wij niet verplicht. Vragen over privacy komen binnen bij de contactpersoon privacy.

2. Welke gegevens wij verwerken

• Leerling: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres.
• Ouder of verzorger: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.
• Deelname: locatie, groep, productie, aanwezigheid, rol, en de adviezen die wij aan het eind van het seizoen opstellen.
• Auditie: aanmelding, beoordeling per discipline en het besluit over toelating.
• Financieel: factuur- en betaalgegevens, betaalwijze, betalingsstatus en IBAN bij een overboeking.
• Veiligheid: noodcontact, allergieën, medicatie en andere medische aandachtspunten die van belang zijn tijdens de activiteiten.
• Toestemmingen: of er toestemming is gegeven voor beeldmateriaal, per kanaal, en of die is ingetrokken.
• Beeldmateriaal: foto's en video-opnamen van lessen, repetities en voorstellingen.
• Communicatie: e-mails, berichten in onze groepsapps en verslagen van gesprekken die wij met je voeren.
• Incidenten: meldingen en incidenten die wij vastleggen volgens ons veiligheidsprotocol.
• Website: gegevens over je bezoek aan onze website, zie hoofdstuk 9.

3. Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Voor elk doel geldt een eigen grondslag. Alleen bij de doelen waar toestemming staat, kun je die toestemming intrekken zonder dat de rest van onze dienstverlening stopt.

• Inschrijving, plaatsing, rooster en het geven van lessen en repetities: uitvoering van de overeenkomst.
• Contact over praktische zaken en wijzigingen: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie, betaling, herinneringen en incasso: uitvoering van de overeenkomst.
• Bewaren van de financiële administratie: wettelijke verplichting.
• Auditie, beoordeling en het besluit over toelating: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om onderbouwd te kunnen kiezen.
• Noodcontact, allergieën en medicatie tijdens activiteiten: vitaal belang, en uitdrukkelijke toestemming bij inschrijving.
• Veiligheid, incidenten en meldingen: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting.
• Publiceren van foto- en videomateriaal voor promotie: toestemming.
• Nieuwsbrief en informatie over ons aanbod: toestemming.
• Statistieken en advertenties via onze website: toestemming, via de cookiemelding.

Wij nemen geen besluiten over personen op basis van geautomatiseerde verwerking. Bij elke beslissing die gevolgen heeft, zoals toelating na een auditie, kijkt een mens mee.

4. Gezondheidsgegevens
Wij vragen bij inschrijving naar allergieën, medicatie en andere medische aandachtspunten, en naar een noodcontact. Dat doen wij omdat een docent tijdens een repetitie of een voorstellingsdag moet weten wat er speelt en wie hij moet bellen. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en daarom gaan wij er strikter mee om:

• Wij vragen niet meer dan nodig is om veilig te kunnen werken.
• De gegevens zijn tijdens activiteiten toegankelijk voor de docenten en de locatiecoördinator, en verder voor niemand.
• Wij bewaren ze niet langer dan het seizoen, en bij uitschrijving verwijderen wij ze direct.
• Bij een afmelding vragen wij niet naar gezondheidsredenen en registreren wij die ook niet.

5. Foto's en video's
Tijdens lessen, repetities en voorstellingen maken wij foto- en video-opnamen. Publiceren doen wij alleen als daarvoor toestemming is gegeven.

• Toestemming regel je via het online toestemmingsformulier dat je rond de start van de repetities ontvangt.
• Wij vragen toestemming per doel of kanaal: repetities, voorstellingen, nieuwsbrief, social media, promotie en pers.
• Vanaf zestien jaar geeft de leerling zelf toestemming. Daaronder geeft de ouder of verzorger toestemming. Die grens volgt uit de privacywetgeving.
• Toestemming kan altijd worden ingetrokken of gewijzigd. Toekomstig gebruik stopt dan en materiaal wordt waar mogelijk verwijderd. Reeds gedrukt materiaal kunnen wij niet terughalen.
• In kleedruimtes wordt niet gefotografeerd of gefilmd.
• Een ingehuurde fotograaf of videograaf werkt volgens dezelfde toestemmingen en volgens onze gedragsregels.

Zonder toestemming kun je gewoon meedoen. Toestemming is nooit een voorwaarde voor deelname.

6. Communicatie via e-mail en WhatsApp
Belangrijke informatie over lessen, repetities en voorstellingen versturen wij altijd per e-mail en delen wij via de mediabank. Daarnaast gebruiken wij groepsapps in WhatsApp voor korte, praktische berichten rond een repetitie of voorstelling. Die groepsapps lopen via de ouders of verzorgers en worden beheerd door de locatiecoördinator. Daarvoor gelden dezelfde afspraken als voor onze andere kanalen: docenten nemen zelf geen initiatief tot een privégesprek met een minderjarige leerling.

WhatsApp is een dienst van Meta. Door deel te nemen aan een groepsapp deel je je telefoonnummer met de andere deelnemers van die groep. Deelname is niet verplicht: geef het aan bij de locatiecoördinator als je er liever buiten blijft. Je ontvangt dan nog steeds alle belangrijke informatie per e-mail en via de mediabank. De korte berichten rond een repetitie lopen alleen via de groepsapp; wie daar niet in zit, is er zelf verantwoordelijk voor om die via een medeleerling of een andere ouder te ontvangen.

7. Audities
Bij een auditie leggen wij de aanmelding vast, een beoordeling per discipline en het besluit over toelating. Beoordelingen zijn intern en worden niet gedeeld met andere leerlingen of ouders. Ben je niet aangenomen, dan verwijderen wij het auditieformulier zes maanden na de auditiedag.

Kan een leerling niet aanwezig zijn op een auditiedag, dan is een video-auditie bij uitzondering mogelijk. Die video stuur je ons via WeTransfer. Wij bewaren de video tot de uitslag is verzonden en verwijderen hem daarna.

8. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen gegevens niet. Wij schakelen wel dienstverleners in die gegevens voor ons verwerken. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

• Conxsys B.V.: beheer van onze website en van onze Microsoft-omgeving.
• Microsoft: Microsoft Forms voor inschrijvingen, e-mail, SharePoint en Office.
• Exact Boekhoud Gemak: financiële administratie.
• Payt: facturatie, betaalverzoeken en herinneringen.
• SendGrid (Twilio): verzenden van e-mail en nieuwsbrieven.
• TrioTicket: verkoop van kaarten voor onze voorstellingen.
• WeTransfer: ontvangst van video-audities, alleen bij uitzondering.
• Meta (WhatsApp): groepsapps voor praktische communicatie.
• Meta, Google en TikTok: advertenties en statistieken via onze website, alleen na jouw toestemming.

Een deel van deze partijen is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens. Die doorgifte vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Daarnaast verstrekken wij gegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, of wanneer dat noodzakelijk is bij een melding aan Veilig Thuis of de politie.

9. Cookies
Onze website plaatst functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Daarnaast gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken van Meta, Google en TikTok om te meten hoe onze website wordt gebruikt en om advertenties te tonen aan mensen die interesse hebben getoond in ons aanbod. Deze cookies plaatsen wij pas nadat je daar via de cookiemelding toestemming voor hebt gegeven. Weigeren is even eenvoudig als accepteren, en je kunt je keuze altijd wijzigen.

Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser.

10. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Financiële administratie, facturen en betaalgegevens: zeven jaar, wettelijke bewaarplicht.
• Leerlinggegevens zoals naam, contactgegevens en groep: twee jaar na uitschrijving.
• Uitschrijfformulier met de reden van vertrek: twee jaar; daarna alleen het aantal per reden per seizoen, zonder namen.
• Gezondheidsgegevens en noodcontact: tot het einde van het seizoen, of direct bij uitschrijving.
• Auditieformulier, niet aangenomen: zes maanden na de auditiedag.
• Auditieformulier, aangenomen: tot het einde van het seizoen.
• Video-auditie: tot de uitslag is verzonden.
• Toestemmingen voor beeldmateriaal: zolang het materiaal in gebruik is, plus één jaar.
• Beeldmateriaal voor promotie: zolang de toestemming geldt.
• Beeldmateriaal voor ons archief: vijf jaar, daarna beoordelen wij of bewaren nog nodig is.
• Melding of incident, ongegrond gebleken: wordt na afronding vernietigd.
• Melding of incident, gegrond: vijf jaar, langer bij een mogelijk strafbaar feit.
• Aanmelding voor de nieuwsbrief: tot je je afmeldt.

11. Hoe wij gegevens beveiligen
Wij nemen passende maatregelen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Gegevens staan in een afgeschermde omgeving waar alleen medewerkers bij kunnen die ze voor hun werk nodig hebben. Iedereen met een structurele rol beschikt over een Verklaring Omtrent het Gedrag. Denk je dat gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via privacy@musical.nl.

12. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen verwerking, je gegevens in een bestand meekrijgen en een gegeven toestemming intrekken. Voor gegevens van een leerling onder de zestien jaar oefent de ouder of verzorger deze rechten uit.

Stuur je verzoek naar privacy@musical.nl. Wij reageren binnen één maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; dat laten wij je dan binnen een maand weten.

Om er zeker van te zijn dat een verzoek van jou komt, kunnen wij om aanvullende gegevens vragen als daarover gerede twijfel bestaat. Wij vragen niet standaard om een kopie van een identiteitsbewijs.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Kinderen
Onze website is niet gericht op het verzamelen van gegevens van bezoekers jonger dan zestien jaar zonder toestemming van een ouder of verzorger. Ben je ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via privacy@musical.nl. Wij verwijderen die gegevens dan.

14. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring wijzigen. De actuele versie staat altijd op www.musical.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je actief.